Elektronische Kommunikation

Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit dem Landratsamt Aschaffenburg nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)

Das Landratsamt Aschaffenburg eröffnet hiermit den Zugang  für die elektronische Kommunikation nach Maßgabe der nachfolgenden Grundsätze und Rahmenbedingungen. Diese Regelungen gelten nur für die elektronische Kommunikation mit dem Landratsamt Aschaffenburg und nicht für Angebote von Dritten, auf die möglicherweise auf den Webseiten des Landratsamtes Aschaffenburg verwiesen wird.

Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach Art. 3a BayVwVfG. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Elektronische Post (E-Mail) für formfreie Schreiben

Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation ist per E-Mail daher nicht gewährleistet.

Wir setzen - wie viele E-Mail-Anbieter - Filter gegen unerwünschte Werbung („SPAM-Filter") ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme („Viren") enthalten, werden von uns ebenfalls automatisch gelöscht.

Vorgänge und Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können an folgende E-Mail-Adressen gesandt werden (Zugänge im Sinne der Zugangseröffnung):

• poststelle@lra-ab.bayern.de
• Alle auf der Internetpräsentation des Landratsamtes Aschaffenburg
  unter www.landkreis-aschaffenburg.de publizierten E-Mail-Adressen
• Die auf den Briefköpfen des Landratsamtes Aschaffenburg genannten E-Mail-Adressen

Elektronische Post (De-Mail) für formgebundene Schreiben

Wenn Sie sicher mit uns per E-Mail kommunizieren wollen, dann besteht die Möglichkeit das Landratsamt Aschaffenburg per De-Mail zu erreichen.

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Eine absenderbestätigte De-Mail gilt nach Art. 3a BayVwVfG als Schriftformersatz.

Die zentrale Eingangsadresse ist Landratsamt-aschaffenburg@by.de-mail.de

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.

Mit De-Mail kommunizieren Sie vertraulich, rechtssicher, nachweisbar und verbindlich. Sie können über den zentralen Dienst offizielle Dokumente sicher versenden und somit kostengünstig, zuverlässig und einfach elektronisch kommunizieren.

De-Mail ist eine neue Möglichkeit der Kommunikation. Der Landkreis Aschaffenburg wird Ihre Anfragen anfangs grundsätzlich per Post beantworten. Wir werden die Nutzung des Verfahrens De-Mail beobachten und ggf. unsere Fachverfahren anpassen. Spätestens mit Wirkung vom 01.01.2020 wird ein über De-Mail eröffneter Schriftverkehr nach den Vorgaben des Bayerischen E-Government-Gesetzes (BayEGovG) komplett digital abgewickelt werden.

Wenn die Voraussetzungen für den Schriftformersatz nicht erfüllt sind, müssen Schreiben im Widerspruchsverfahren, sonstige rechtswirksame Erklärungen usw., für die eine Schriftform gesetzlich vorgesehen ist, wie bisher, schriftlich ausschließlich auf Papier oder mit Telefax (Nr. 06021/394-282) eingereicht werden. Einfache E-Mail ist nicht geeignet die Schriftform zu ersetzen!

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an das Landratsamt Aschaffenburg ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:　
1. Das Landratsamt Aschaffenburg  nimmt Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:

• Textdateien im Format ANSI (*.txt),
• Rich Text Format (*.rtf),
• Word für Windows Version 97 -2013 (*.doc, *.docx),
• Excel für Windows Version 97 - 2013 (*.xls, *.xlsx),
• Powerpoint für Windows Version 97 - 2013 (*.ppt, *.pptx),
• Portable Data File (*.pdf),
• Joint Photographic Expert Group (*.jpg),
• Graphics Interchange Format (*.gif),
•  Tag Image File Format (*.tif),
• Bitmap Pictures (*.bmp).

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) verwendet werden.

2. E-Mails, welche offensichtlich Schadprogramme enthalten (Viren, Trojaner etc.) oder als nicht sicher eingestuft werden, werden gelöscht. Soweit E-Mails Anhänge mit Word-, Excel- und Powerpoint-Dokumenten enthalten, werden diese einer zusätzlichen Sicherheitsprüfung unterzogen und mit einem Zeitverzug von einem Tag an den Empfänger zugestellt.

3. Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt das Landratsamt Aschaffenburg nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

4. Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von zwanzig Megabyte (MB) beschränkt.

5. Das Landratsamt Aschaffenburg bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.

6. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht das Landratsamt Aschaffenburg davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

7. Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.

8. Ansonsten gelten die Regelungen des Art. 3a BayVwVfG.

ergänzende Erläuterung

Art. 3a BayVwVfG - Elektronische Kommunikation

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

(2) ¹ Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. ² Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist. ³ Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. ⁴ Die Schriftform kann auch ersetzt werden

1. durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
2. bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes;
3. bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt
4. durch sonstige sichere Verfahren, die durch Rechtsverordnung der Staatsregierung festgelegt werden, welche den Datenübermittler (Absender der Daten) authentifizieren und die Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes sowie die Barrierefreiheit gewährleisten.

⁵ In den Fällen des Satzes 4 Nr. 1 muss bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze ein sicherer Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen.

(3) ¹ Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit.²Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.